Gestão do Tempo: Como fazer uma lista de tarefas que funciona?

Trabalhar mais horas não significa produzir mais. Será que está a fazer a melhor gestão do seu tempo?

Quantas vezes usamos expressões como “O tempo voa”, “O tempo não para” ou “Tempo é dinheiro”? O corre-corre dos nossos dias pode fazer o relógio parecer um inimigo. Mas, ir mias depressa nem sempre significa chegar antes aos resultados.

Trabalhar mais horas, ou mais rapidamente, não significa necessariamente render mais.

Para chegar da maneira certa aos nossos objetivos, precisamos de fazer uma correta Gestão do Tempo. É necessário aprender a transformar o seu tempo num poderoso aliado.

Saber usar o tempo é fundamental para o equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal e social. Aproveitar cada momento significa usar o tempo com qualidade e inteligência, de modo a ter maior produtividade, maior bem-estar e melhor qualidade de vida.

Defina as suas tarefas, metas e objetivos, e realize-os com foco, respeitando criteriosamente cada etapa necessária para resolver cada situação.

O tempo é o recurso mais escasso e mais valioso que existe. Não existe dinheiro no mundo que possa comprar de volta um minuto que já passou. Por isso, aprender a gerir o seu tempo de modo eficaz é fundamental para estabelecer uma rotina mais produtiva e tranquila.

Aprender gestão do tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar o seu sucesso, nos negócios e na vida.

Este desafio, porém, além de conhecimento, exige empenho e disciplina, tanto na vida pessoal quanto no ramo profissional. Fica então a questão: Como pode gerir o seu tempo de maneira eficaz?

Uma boa resposta para essa pergunta é, sem dúvida nenhuma, fazer uma lista de tarefas! Esta é a maneira mais óbvia de como pode começar a organizar sua vida.

Ter uma lista de tarefas direcionada para o seu objetivo, que o ajude a chegar à sua meta, é a base a partir da qual monta e organiza a sua agenda diária.

Como fazer uma boa lista de tarefas, que funcione de verdade?

1. Comece por pegar numa folha de papel (é claro que também pode usar um calendário no seu telefone ou computador, se preferir) ou utilize uma agenda para fazer as suas anotações.
2. Crie uma tabela com as seguintes colunas: Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.
   • Atividade: Escreva o que deve ser feito.
   • Prazo: Escreva a data para a entrega da atividade. Se não há data fixa, defina uma, mas não deixe isso solto, ou muito longe no futuro.
   • Resultado: Anote aqui quais os resultados esperados para cada atividade. Procure responder à pergunta "O que acontece quando esta tarefa estiver concluída?".
   • Facilidade: Estabeleça um nível de facilidade para essa tarefa. Procure usar classificações que deixem claro qual o grau de dificuldade que cada tarefa exige. Use classificações do tipo fácil, médio, difícil, por exemplo.
   • Prioridade: Com base nas outras colunas, pode definir a prioridade de cada ação. Lembre-se que existem algumas tarefas que são condições básicas para a execução de outras e isso também deve ser tido em conta, para o estabelecimento das prioridades.
   • Completado: Nesta coluna, coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação, pode também riscar a linha, se preferir.
3. No começo do dia, deve examinar a sua agenda e a sua lista de tarefas, e atualizá-las de maneira coerente e coordenada. No final do dia, deve repetir este processo, planeando o dia seguinte.

O planeamento é o primeiro passo para a organização do seu tempo!

Como diz um ditado popular, “Sabendo usar, não vai faltar!”. E, tratando-se do seu tempo, o uso com sabedoria vai render-lhe muito mais benefício e satisfação.